会社説明会のスケジュールを急にキャンセルしなくてはならない場合、気になるのが「キャンセルできるのか？」ということではないでしょうか。
しかも、どうやってキャンセルしていいのか分からず、悩んでしまうことも珍しくありません。
結論から言うと、キャンセルはメールでも可能です。ただ、キャンセル理由の伝え方やマナーを守る必要があります。
そこで、説明会のキャンセル方法とメールでのマナーを解説していきます。
そもそも説明会はキャンセルしてもいいのか？
会社説明会は就活生のために企業が準備するもので、キャンセルすることは失礼に当たると心配になるものです。しかし、キャンセルは可能といえます。
まずは、キャンセルが許される理由と企業の評価、無断キャンセルした場合について解説していきます。
キャンセルが許される理由とは
就職活動中、スケジュールが急に変更になることは決して珍しいことではありません。中でも、説明会をキャンセルせざるを得ない状況として代表的なのが「当日体調不良」「学業の予定」「交通トラブル」「家庭の事情」です。
当日体調不良の場合、無理に出席して体調を悪化させるよりも、誠実に連絡をして欠席する方が望ましいとされています。特に感染症が懸念される時期には、感染を広めないためにも大切です。
学業の予定も、大学側の方針や単位の取得状況により、説明会の日程と重なることがあります。この場合、「学業を優先する姿勢」は企業側にも理解されやすく、むしろ誠実さが伝わるケースもあるでしょう。
交通トラブルについては、事前にわかることではありませんが、早めに移動し万が一の遅延にも対応できる姿勢を持ちつつ、やむを得ない場合は速やかな連絡を心がけましょう。
家庭の事情とは、たとえば家族の急病や冠婚葬祭などが含まれます。このような事情は詳細まで伝える必要はなく、「一身上の都合」として伝えるだけでも十分です。
キャンセルしても企業の評価は下がらない？
「説明会をキャンセルしたら、もう選考に進めないのではないか」と不安に思う就活生も少なくありません。実際には、事前に適切な連絡をすれば評価に悪影響とはならないものです。
企業側も多くの就活生を相手にしているため、日程の変更やキャンセルが起こることは想定内です。重要なのは「誠意ある対応」をすることです。無理に参加するよりも、丁寧な言葉で事情を説明し、就活マナーをもって欠席の連絡をすることで、むしろ信頼感を与えることも可能です。
また、キャンセル後に代替日程の案内をもらえることもあり、「参加できなかったけれど志望度は高い」ことを示せば、今後の選考に十分つながります。
無断キャンセルは絶対NG
就活における最大のタブーの一つが「無断キャンセル」です。どんなに仕方のない事情があったとしても、連絡をせずに欠席する行為は社会人としての信頼を大きく損なうものです。
企業にとっては、説明会の参加者リストに基づき会場の準備や担当者の配置を行っているため、無断欠席はそれらの手配を無駄にしてしまいます。
また、無断でキャンセルされた側は「この学生は連絡のマナーができていない」「ビジネスの基本が身についていない」と感じやすくなります。
どんな事情であれ、必ず連絡を入れることが社会人としてのマナーといえるでしょう。
説明会キャンセルの基本マナー
説明会をキャンセルする際に最も大切なのは、「誠実な対応」と「速やかな連絡」です。キャンセル自体は悪いことではありませんが、マナーを欠いた対応をすると企業側に悪印象を与えてしまいます。ここでは、キャンセルする際に守るべき基本マナーについて詳しく見ていきましょう。
連絡はなるべく早く
説明会に参加できないと分かった時点で、できるだけ早く連絡を入れることが基本です。理想は2日前〜前日午前中までには伝えるようにしてください。
早期に連絡することで、企業側も席の調整や資料の準備を無駄にせずに済みます。また、別日程への変更を打診される場合もスムーズに進みます。連絡が遅くなればなるほど「もっと早く言えたはずでは？」と思われるリスクが高まるため、迷ったらすぐに連絡するのが鉄則です。
電話よりもメールが推奨される
基本的には、メールでの連絡が推奨されます。特に前日までに連絡する場合は、文章で残るメールの方が、企業側も対応しやすくなります。
ただし、当日キャンセルや直前（数時間前）に判明した場合は、必ず電話で連絡しましょう。メールだけでは相手がすぐに気付かない可能性があるため、電話で直接伝える方が誠意は伝わりやすくなります。電話後に補足でメールを送るとより丁寧です。
内容は簡潔・丁寧に行う
連絡内容は、簡潔かつ丁寧であることが大切です。伝えるべきポイントは以下の4点です。
1.説明会の日時・イベント名（「◯月◯日◯時開始予定の◯◯説明会」など）
2.自分の名前・大学名
3.キャンセルの理由（簡潔に）
4.謝罪と感謝の気持ち
ダラダラと事情を長々と書く必要はありません。また、正直な範囲で理由を伝えつつも、言い訳がましい表現や責任転嫁するような文言は避けるようにしましょう。
嘘をつかずに誠実な姿勢
説明会をキャンセルする理由については、正直に伝えることが基本です。
もちろん、詳細に事情を説明する必要はありませんが、虚偽の理由を書くと、後で発覚した場合に大きな信頼を損なうことになります。
たとえば、本当は他社説明会とかぶった場合でも、「体調不良」と嘘をつくより、「やむを得ず日程が重なってしまったため」と正直に書いた方が好印象です。社会人としての誠実な姿勢を見せるようにしてください。
キャンセル連絡メールの構成とポイント
会社説明会のキャンセルをメールで連絡する場合、「マナーを押さえた構成」と「適切な言葉遣い」が非常に重要です。社会人としての第一印象は、この一通のメールから始まると言っても過言ではありません。ここでは、キャンセル連絡メールの基本的な構成と、それぞれのパートで注意すべきポイントを詳しく解説していきます。
件名の付け方
採用担当者は多くの学生からメールを受け取るため、メールを開かなくても内容が把握できる件名が望まれます。
・用件（説明会キャンセル）
・学校名
・氏名
例文：
【説明会キャンセルのご連絡】◯◯大学・●●●●
【参加辞退のご連絡】4月15日開催 会社説明会／◯◯大学 ●●●●
このように、何の用件かと誰からなのかが明確な件名は、相手への配慮にもなります。
宛名と名乗り方
本文の冒頭では、まず相手の所属と名前（または「採用ご担当者様」）を丁寧に書き、自分の所属と名前を明記しましょう。
例文：
◯◯株式会社
●●●●（採用ご担当者）様
お世話になっております。◯◯大学◯◯学部の●●●●と申します。
本文構成（挨拶→結論→理由→謝罪→署名）
メール本文は以下のような流れで構成すると、丁寧でわかりやすくなります。
① 挨拶
はじめに簡単な挨拶文を入れます。
「お世話になっております。」（定番）
② 結論（キャンセルの旨）
まず「キャンセルすること」を先に伝えます。
「◯月◯日に予定されておりました会社説明会について、誠に恐縮ではございますが、欠席させていただきたくご連絡を差し上げました。」
③ 理由
続いて、簡潔に理由を添えます。
「当日、体調不良のため外出が困難と判断いたしました。」
「学業の都合により、やむを得ず参加が難しくなってしまいました。」
詳細な説明は不要ですが、曖昧すぎても不自然なので、適度に具体性を持たせると良い印象になります。
④ 謝罪とお礼
締めくくりには、謝罪と感謝の気持ちを述べます。
「貴重なお時間をいただいたにも関わらず、このような形となってしまい申し訳ございません。」
「ご迷惑をおかけいたしますことを深くお詫び申し上げます。」
⑤ 署名
メールの最後には必ず署名を記載しましょう。
署名の例：
●●●●
◯◯大学 ◯◯学部 ◯年
電話番号：080-xxxx-xxxx
メールアドレス：xxxx@xxxx.com
このように構成と表現に気をつければ、キャンセル連絡であっても「誠実さ」や「ビジネスマナー」が伝わります。
キャンセル理由別のメール例文集
会社説明会のキャンセルの理由によって、伝え方の工夫が必要になります。ここでは、当日体調不良・学業・交通トラブル・家庭の事情・他社選考とのバッティングなど、よくあるケースごとに例文と注意点をセットで解説していきます。
当日体調不良の場合
・ポイント：
無理をして参加しないことが重要。
他の参加者や企業への配慮も込めて「大事を取って欠席します」と書くと好印象。
詳細な病状は不要。
■メール例文：
件名：【説明会キャンセルのご連絡】◯◯大学・●●●●
◯◯株式会社
採用ご担当者様
お世話になっております。◯◯大学◯◯学部の●●●●と申します。
明日（◯月◯日）開催予定の会社説明会について、誠に恐縮ではございますが、体調不良により参加が困難な状況となりましたため、欠席させていただきたくご連絡差し上げました。
当日ご準備をいただいている中でこのようなご連絡となってしまい、大変申し訳ございません。
何卒ご了承くださいますようお願い申し上げます。
────────────────────
●●●●
◯◯大学 ◯◯学部 ◯年
電話番号：080-xxxx-xxxx
メールアドレス：xxxx@xxxx.com
────────────────────
学業や試験と重なった場合
・ポイント：
学業との両立を大切にしていることが伝わるとプラス評価。
「やむを得ない事情である」と示すのがコツ。
・メール例文：
件名：【説明会参加辞退のご連絡】◯◯大学・●●●●
◯◯株式会社
採用ご担当者様
お世話になっております。◯◯大学◯◯学部の●●●●と申します。
◯月◯日に予定されている貴社の会社説明会につきまして、誠に申し訳ございませんが、大学の必修授業と重なってしまったため、参加を見送らせていただくこととなりました。
このたびはお時間を頂戴したにもかかわらず、このようなご連絡となりましたこと、深くお詫び申し上げます。
今後の貴社の選考情報等は引き続き注視させていただきたく存じます。何卒よろしくお願い申し上げます。
────────────────────
（以下署名同様のため省略）
交通トラブルなど突発的な理由
・ポイント：
当日や直前であっても、連絡すれば誠意は伝わる。
嘘は厳禁、正直に伝える。
できれば電話＋メールの併用が望ましい。
・メール例文：
件名：【本日説明会キャンセルのご連絡】◯◯大学・●●●●
◯◯株式会社
採用ご担当者様
お世話になっております。本日◯時より開催の会社説明会に参加予定でした、◯◯大学の●●●●と申します。
大変申し訳ございませんが、本日朝より交通機関の大幅な遅延により、会場への到着が困難な状況となっております。
このため、やむを得ず本日の説明会をキャンセルさせていただきたく、ご連絡差し上げました。
ご迷惑をおかけいたしますことをお詫び申し上げるとともに、またの機会がございましたらぜひ参加させていただきたく存じます。
何卒よろしくお願い申し上げます。
家庭の事情（葬儀・看護など）
・ポイント：
プライベートな内容は詳細に書く必要なし。
一般的には「一身上の都合」で十分。
嘘と誤解されないよう、誠意を持った文面にする。
・メール例文：
件名：【説明会キャンセルのお願い】◯◯大学・●●●●
◯◯株式会社
採用ご担当者様
お世話になっております。◯◯大学◯◯学部の●●●●と申します。
◯月◯日の説明会に関してですが、一身上の都合により、やむを得ず欠席させていただくこととなりました。
ご多忙の中、ご準備いただいているにもかかわらずこのようなご連絡となりましたこと、心よりお詫び申し上げます。
またの機会がございましたら、ぜひご案内いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。
他社選考と重なった場合
・ポイント：
正直に伝えてもOK。
ただし志望度が低いと誤解されないよう注意。
「日程が重なった」「選考過程の都合」など柔らかく。
・メール例文：
件名：【説明会日程調整のご相談】◯◯大学・●●●●
◯◯株式会社
採用ご担当者様
お世話になっております。◯◯大学◯◯学部の●●●●と申します。
大変恐縮ですが、◯月◯日に予定されている貴社の会社説明会と、既に予定していた他社の選考が重なってしまったため、当日の参加が難しい状況です。
可能であれば、別日程でのご案内をいただけますと幸いです。
勝手なお願いとなり恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。
キャンセルメールのテンプレート
「いざキャンセル連絡しなければ」と思っても、どう書けばいいか悩むものです。社会人としての基本マナーで連絡したいものといえます。
就活生がすぐに使える説明会キャンセルメールのテンプレートを状況別に紹介していきます。
前日までに連絡する標準的なテンプレート（最も一般的）
件名：【説明会キャンセルのご連絡】◯◯大学・●●●●
◯◯株式会社
採用ご担当者様
お世話になっております。◯◯大学◯◯学部の●●●●と申します。
◯月◯日に予定しておりました会社説明会について、誠に恐縮ではございますが、やむを得ない事情により参加が難しくなってしまいました。
お忙しいところご準備をいただいていたにも関わらず、このようなご連絡となってしまい、大変申し訳ございません。
ご迷惑をおかけいたしますことを深くお詫び申し上げますとともに、また機会がございましたらぜひ参加させていただきたく存じます。
何卒よろしくお願い申し上げます。
（以下署名同様のため省略）
当日朝に連絡する場合（急な体調不良など）
この場合は、電話＋メールの併用が最も丁寧です。まずは電話で一報を入れ、次のようなメールを補足として送りましょう。
件名：【当日キャンセルのご連絡】◯◯大学・●●●●
◯◯株式会社
採用ご担当者様
お世話になっております。本日◯時から開催予定の説明会に参加予定でした、◯◯大学◯◯学部の●●●●と申します。
大変恐縮ではございますが、本日朝より体調が優れず、参加が困難な状況となってしまいました。
当日になっての急なご連絡となり、深くお詫び申し上げます。
貴社にご迷惑をおかけしてしまったこと、心よりお詫び申し上げます。何卒ご容赦賜りますようお願い申し上げます。
丁寧に辞退し、今後の接点を残したい場合
説明会には出られないけれど、選考には進みたい。そんなときは「今後の機会に参加したい」という意志をしっかり残しましょう。
件名：【説明会欠席のご連絡】◯◯大学・●●●●
◯◯株式会社
採用ご担当者様
お世話になっております。◯◯大学◯◯学部の●●●●と申します。
このたび、◯月◯日に予定されておりました貴社の会社説明会について、私用によりやむを得ず欠席させていただくこととなりました。
ご準備いただいていたにも関わらず、参加できず大変申し訳ございません。
貴社の業務内容や企業文化について関心を持っており、別の機会にぜひお話を伺えますと幸いです。
今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。
H3 リスケジュールを希望する場合のテンプレート
別日程があれば参加したいという場合は、一言添えてリスケ希望を伝えるのがマナーです。
件名：【説明会日程変更のご相談】◯◯大学・●●●●
◯◯株式会社
採用ご担当者様
お世話になっております。◯◯大学の●●●●と申します。
誠に恐縮ではございますが、◯月◯日に予定されている貴社の説明会について、当日やむを得ない予定と重なってしまい、参加が難しくなってしまいました。
もし可能であれば、別日程をご案内いただくことはできますでしょうか。
突然のお願いとなり恐縮ですが、ご検討いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。
電話連絡のマナーと話し方
説明会を当日や直前にキャンセルする場合、最も適切なのは電話での連絡です。企業はメールにすぐ気づけないことがあるため、急な変更には即時性のある電話連絡が望ましいとされています。
以下では、電話をかける際のマナー・注意点・話す内容について順を追って解説します。
電話連絡の基本マナー
1. かけるタイミング
開始時間の1〜2時間前を目安にしておき、相手が準備を始める時間帯に配慮するようにしましょう。
2. 静かな場所でかける
騒音が少ない場所から落ち着いてかけるようにし、電話中の声がクリアに届くように心がけます。
3. メモとスケジュールを手元に用意
相手の会社名や説明会日時、電話番号などを準備しておき、会話内容もメモしながら対応すると安心です。
話し方の流れ
電話でのキャンセル方法の例文になります。
・例文
お忙しいところ失礼いたします。
私は◯◯大学◯◯学部の●●●●と申します。
本日◯時より予定されております貴社の会社説明会に参加予定だったのですが、
大変申し訳ありません、本日朝より体調が優れず、参加が難しい状況となってしまいました。
ご迷惑をおかけしてしまい誠に申し訳ございません。
急なご連絡となってしまいましたが、何卒ご容赦いただけますと幸いです。
よろしくお願いいたします。
・ポイント解説：
名乗り→用件→理由→謝罪の順が基本です。
「説明会をキャンセルさせていただきたいのですが」ではなく、「参加が難しい状況となってしまいました」と柔らかく表現するとイメージダウンは避けられます。
電話対応後のフォローメールも忘れずに行う
電話連絡を入れた後は、必ずメールでもフォローを入れるようにしましょう。
これは「記録に残す」という意味もあり、誠実な印象を与えます。
・フォローメールの例（電話後）
件名：【説明会キャンセルのご連絡（お電話済）】◯◯大学・●●●●
◯◯株式会社
採用ご担当者様
先ほどはお電話にて、説明会キャンセルのご連絡を差し上げました、◯◯大学の●●●●です。
改めまして、本日予定しておりました会社説明会について、体調不良により欠席させていただくこととなり、大変ご迷惑をおかけいたしました。
ご多忙の中、貴重なお時間を割いていただいているにも関わらず、このような結果となってしまい申し訳ございません。
今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。
電話での緊張を和らげるコツ
内容を紙に書き出して手元に置くようにしておき、一度声に出して練習しましょう。最初の1〜2文を言えるようにするだけで、後はスムーズになるものです。
電話連絡は社会人としての礼儀が問われる場面ですが、きちんとしたマナーを押さえていれば恐れる必要はありません。
企業側も「冷静に連絡してくれる学生」は高く評価します。むしろ、誠意が伝わるチャンスと捉えて、自信を持って対応しましょう。
会社説明会のキャンセル後にすべきこと
説明会をキャンセルした後に大切なのは、「誠実なフォローアップ」と「今後の対応」です。キャンセル＝終わりではなく、対応次第でむしろ信頼を得ることも可能です。
企業から返信が来たらすぐに対応
キャンセルメールに対して、企業から別日程の案内と出欠確認の返信が届くことがあります。
企業からの連絡をもらったらすべきことは、できるだけ早く返信するようにしましょう。当然ながら当日中が望ましいものです。丁寧なお礼と謝罪の一言を添えて、曖昧な表現は避けて、明確な意志を伝えるのが基本マナーです。
・返信例：
◯◯株式会社
採用ご担当者様
お世話になっております。◯◯大学の●●●●です。
ご返信をいただき、誠にありがとうございます。
このたびは説明会を欠席する形となり、改めてお詫び申し上げます。
別日程のご案内、誠にありがとうございます。
参加させていただきたく、どうぞよろしくお願いいたします。
次の選考にはあまり影響しない
「説明会をキャンセルしたから選考に進めないのでは？」という不安はよくあることですが、誠実に連絡をしていれば、基本的に評価には大きく影響しません。
むしろ、「丁寧な対応ができる学生」としてポジティブに受け取られるケースもあります。重要なのは「逃げないこと」と「言い訳をしないこと」です。
特に、代替日程の希望を明確にして、選考への意欲を言葉で伝えるようにしましょう。
別日程が案内されたら即日返信
企業によっては、「別日程の説明会」や「WEBでの資料提供」など、柔軟に対応してくれる場合があります。
別日程に参加したい場合は、即日中に返信して意欲を見せるようにしてください。参加できない場合も、丁寧に辞退の意思を伝えるようにしましょう。
・参加できる場合の返信例文：
◯月◯日のご案内、誠にありがとうございます。
ぜひ参加させていただきたく存じます。
当日はどうぞよろしくお願いいたします。
・参加できない場合の返信例文：
このたびは別日程のご提案をいただき、誠にありがとうございます。
大変恐縮ではございますが、別日も都合がつかず参加が難しい状況でございます。
貴重な機会をいただいたにもかかわらず、申し訳ございません。
今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。
会社説明会のキャンセルでやってはいけないNGな行動
説明会のキャンセル連絡において、「ちょっとした油断」が大きなマイナス評価につながることがあります。ビジネスマナー違反や社会人としての信頼性の欠如とみなされやすく、今後の選考に悪影響を与えるリスクがあります。
ここでは、「やってはいけないNG行動」とその理由、そしてどう対応すればいいのかを解説していきます。
無断キャンセル（連絡なしの欠席）
これは最も避けるべきNG行動です。
どんなにやむを得ない事情があっても、「連絡をしなかった」というだけで、社会人としての基本がなっていないと判断されます。
入社しても無断欠勤するタイプとみなされてしまいます。
回避策として、当日体調不良や事故など緊急時でも、回復後に必ずフォローの連絡を入れるようにしましょう。
直前すぎる連絡（数時間前や開始直前）
当日の朝や説明会開始直前に連絡するのも、印象を悪くしやすいです。企業は事前に出欠を把握した上で、会場準備や人員配置を行っているため、ギリギリのキャンセルは実務に影響を与えることがあります。
就活に本気度がないとみなされるので事前連絡は忘れないようにしましょう。交通事情など、やむを得ない状況でキャンセルとなる場合、すぐに電話＋メールで誠意を伝える姿勢が大切です。
曖昧な理由や嘘をつく
「一身上の都合」として済ませられる場合もありますが、あまりにも曖昧すぎる内容や見え透いた嘘は、かえって不信感を招く可能性があります。
「本当は他社に行っていたのでは？」と信頼できない学生という印象を与えてしまいます。
回避策として、曖昧になりすぎない範囲で簡潔に正直な理由を伝えるようにしましょう。嘘はつかず、「授業の都合」「家庭の事情」など事実ベースで説明するようにしてください。
上から目線・ぶっきらぼうな文面
忙しさや焦りから、命令口調やぶっきらぼうな文面でキャンセルを伝えるのもNGです。「予定が入ったので行けません」「キャンセルします」などの表現は、相手への敬意を感じさせず、ビジネスシーンにはふさわしくないと判断されます。
回避策として、「申し訳ございません」「ご迷惑をおかけします」などの謙譲語を使うようにします。たとえ型通りでも良いので、丁寧な文面を心がけるようにしましょう。
キャンセルが複数回続く
説明会や面接のキャンセルが複数回続くと、企業側も「この学生は本気で志望していないのでは」と感じ始めます。優先順位が低いとも思われます。
回避策として、キャンセルする場合は、その都度しっかりと理由や謝罪を伝えるようにしましょう。回避策として別日程での参加意志を表明するのが得策です。
まとめ
説明会をキャンセルするのは、決して悪いことではありません。むしろ、誠意をもって丁寧に対応すれば、マイナス評価になることはほとんどないといえます。
社会人としてのスタート地点ともいえる就職活動において、説明会の欠席は避けられない場面もあります。体調不良や学業の予定、家庭の事情など、やむを得ない理由で参加が難しくなることは、どんな学生にも起こり得る現実です。
たとえキャンセルになったとしても、大切なのは「誠意ある行動」と「速やかな連絡」です。社会人のマナーを意識しながら対応するようにしてください。
